Existem duas formas (ou protocolos) que poderá utilizar para obter os seus e-mails sem ser através do Webmail, sendo eles o protocolo IMAP e o protocolo POP.
Estes são os protocolos que permitem ao seu cliente de e-mail (Outlook, Thunderbird, Mail.app, Postbox) ligar-se ao servidor de e-mail e baixar as suas mensagens para consulta no computador ou no seu dispositivo móvel.
O IMAP (Internet Message Access Protocol) é um dos protocolos mais utilizados atualmente, uma vez que é possível sincronizar a sua caixa de e-mail em vários dispositivos simultaneamente (computador de trabalho, computador pessoal, portátil, telemóvel, tablet, etc).
O POP3 (Post Office Protocol) é mais utilizado nos casos em que o cliente necessita de acesso rápido ao seu e-mail e consultar os e-mails baixados mesmo quando não tem Internet.
A grande diferença entre eles é que enquanto no IMAP este utiliza o servidor como ponto central de gestão dos e-mails, no caso do POP3, este protocolo baixa os e-mails do servidor para o computador e faz a gestão dos e-mails no computador local.
IMAP
O protocolo IMAP é o protocolo que os softwares de Webmail (Exemplo: Roundcube ou Horde Webmail) utilizam para lhe mostrar as suas contas de e-mail, sendo o funcionamento semelhante, com a particularidade dos clientes de e-mail serem locais (Computador, Smartphones, Tablets) em vez de Web.
Prós
- Todos os e-mails são armazenados no servidor, não ocupando espaço no seu computador ou dispositivo móvel;
- As mensagens vão aparecer sincronizadas da mesma forma sempre que associar a sua conta a um novo cliente de e-mail;
- Poderá utilizar o seu cliente de e-mail ou o Webmail sem confusões, uma vez que estes vão estar igualmente sincronizados;
- Mesmo que o seu computador avarie e os dados que tinha guardados se perderem, os seus e-mails vão estar a salvo no servidor;
- É bastante fácil aceder ao seu e-mail utilizando um Smartphone ou Tablet, uma vez que as mensagens não são removidas do servidor;
- Poderá utilizar a sua caixa de correio em multiplos dispositivos (Computadores, Portáteis, Tablets, Smartphones, outros) sem qualquer inconveniente;
Contras
- Os seus e-mails estão apenas disponíveis no servidor, podendo não ser possível ler ou gerir mensagens antigas caso não tenha acesso à Internet. Alguns clientes de e-mail têm opções que permitem ultrapassar esta situação, fazendo cache dos e-mails localmente também;
- As pastas poderão aparecer de forma diferente no seu cliente de e-mail ao utilizar o protocolo IMAP em vez de POP3, uma vez que as pastas são armazenadas no servidor e não no computador.
POP3
Este protocolo pode ser comparado com o seu serviço de correio tradicional, onde o servidor é a central dos CTT onde o seu e-mail se encontra antes do carteiro o transportar até à sua caixa de correio. Sempre que chega uma nova mensagem de e-mail, o seu cliente de e-mail consulta o servidor, descarrega a mensagem e remove a mesma do servidor.
Prós
- Se quer gerir a sua caixa de correio em apenas uma interface, o protocolo POP3 pode ser utilizado para descarregar todas as mensagens do seu servidor e coloca-las num único local;
- As mensagens são armazenadas localmente de forma a que tenha sempre acesso às suas mensagens, mesmo quando não tenha acesso à Internet;
- A leitura de e-mails e download de anexos é mais rápido, uma vez que estes são descarregados em simultâneo com o seu e-mail;
- Ao descarregar os seus e-mails para o seu computador, não terá que se preocupar com o tamanho da caixa de correio no servidor, uma vez que estas não irão acumular, sendo apagadas do servidor à medida que são descarregadas para o computador;
Contras
- Malware, virus e outro tipo de ficheiros maliciosos conseguem mais facilmente infectar o seu computador, uma vez que cada mensagem é armazenada a 100% no computador/dispositivo local;
- Se apenas o seu computador local tem uma cópia dos seus e-mails, existe um alto risco de perda de informação caso não mantenha uma política de backups rigorosa para o seu computador;
- Alguns clientes de e-mail permitem que as mensagens sejam mantidas no servidor após terem sido descarregadas, no entanto à medida que a sua caixa de correio crescer, vai-se tornar mais lento a verificação de novas mensagens, uma vez que terão que ser verificadas quais as mensagens já descarregadas e as não descarregadas;
Conclusão e Exemplos de Utilização
Tendo em conta os Prós e Contras de cada protocolo, poderá agora tomar a sua decisão mais facilmente. No entanto deixamos abaixo alguns exemplos:
- IMAP
- Se utiliza o seu e-mail frequentemente em vários dispositivos;
- Se viaja frequentemente e necessita de ter acesso a todos os seus e-mails;
- Se verifica os seus e-mails em várias localizações diferentes;
- POP3
- Está a verificar apenas um e-mail que não é prioritário e é utilizado apenas para um fim especifico;
- Utiliza pouco o serviço de e-mail e não quer estar a gastar espaço do seu serviço de e-mail para armazenar as mensagens;
- Troca informações privadas e importantes no seu e-mail, não querendo correr o risco da sua conta de e-mail ser comprometida e dessa informação ser obtida;
Comparativo de Protocolos
| Item | POP | IMAP |
|---|---|---|
| Método de recebimento | Download | Sincronismo |
| Acessos simultâneos | Não | Sim |
| Visualização do conteúdo das pastas | Somente a caixa de entrada | Todas as pastas |
| Envio de emails | Ficam salvos numa pasta local | Ficam salvos no servidor de emails |
| Indicação de uso | Backup das mensagens da conta de email | Uso diário |
A SAN recomenda o uso do protocolo IMAP.